Pressemitteilung

04.12.2019

Elektronische Signatur bei VITRONIC: nachhaltig und effizient

Wiesbaden, 04.12.2019 - VITRONIC ist ein Unternehmen, das auf Nachhaltigkeit und innovative Lösungen setzt. Aus diesem Grund wurde der aufwändige und ressourcenintensive Prozess der Angebotserstellung überarbeitet. Die Einführung von elektronischen Signaturen in Dokumenten wird jetzt und in Zukunft zu mehr Effizienz in der Abstimmung zwischen den Kunden und den involvierten Abteilungen führen, denn sie können online per Mausklick signiert werden. Dies führt zu einer Absicherung der Workflows in der richtigen Reihenfolge sowie zu einem deutlich schnelleren Geschäftsablauf. Gleichzeitig ist die Verfügbarkeit von allen Dokumenten für alle Unterzeichner online gewährleistet und auch die Freigabe per Handy ist möglich.

Ein sanfter Übergang
Der neue Prozess wird sukzessive vom Vertrieb von VITRONIC ausgerollt. Die Unterschrift auf Papier wird also nicht ad hoc ersetzt. Anstatt eines Papierdokuments erhalten Kunden eine E-Mail vom Absender dse(at)eumail.docusign.net. Der verifizierte Inhalt der Nachricht ist erkennbar am VITRONIC-Logo und anhand der im Textkörper verwendeten Absenderadresse mit der Syntax vorname.nachname(at)vitronic.com. Nutzer sollten nach Möglichkeit die Domain „docusign.net“ in ihrem E-Mail-Programm auf die Liste sicherer Absender bzw. die sogenannte Whitelist setzen. Dies verhindert, dass die Nachricht im Spam-Ordner landet. Die E-Mail selbst enthält eine Verknüpfung zu einem Dokument, das im Internet-Browser betrachtet werden kann. Hierzu muss der Verwender „Dokument einsehen“ anklicken. Hier kann es auch eingesehen, ausgedruckt oder lokal abgespeichert werden. Darüber hinaus wird das Dokument immer im jeweils aktuellen Zustand angezeigt. Sobald der Kunde es erhält sind die Unterschriften von VITRONIC bereits eingefügt. Wenn der Nutzer es wiederum signiert, dann wird das Dokument beim Aufruf sofort inklusive der hinterlegten Unterschrift angezeigt.

Signatur mit einem Klick
Sollte das Dokument eine oder mehrere elektronische Unterschriften vom Kunden benötigen, wird er vom Browser aktiv zu den ausfüllbaren Feldern geführt. Die Signatur erfolgt durch einen einfachen Klick auf das Unterschriftenfeld. Nutzer benötigen dafür kein eigenes Konto bei DocuSign und das Aussehen der Signatur legt der Kunde selbst fest. So kann die händische Unterschrift als Bild eingesetzt oder auch eine der vorgeschlagenen Schriftarten gewählt werden. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung ist auf der Hilfeseite von DocuSign erhältlich. Hier kann auch ein eigenes Konto erstellt werden. Dadurch spart man beim nächsten Dokument die erneute Einstellung der Signatur.

Wenden Sie sich gerne bei Fragen an vertrieb.innendienst(at)vitronic.com



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